La importancia del briefing para eventos

El briefing para eventos muchas veces es un gran olvidado, porque solemos hablar de las fases posteriores, pero se trata de la base de todo, los cimientos para que se pueda empezar a construir un evento exitoso.

Podríamos definirlo como el documento en el que cliente y agencia plasman las primeras ideas, unas líneas a seguir, el timing, y se ponen de acuerdo en todo lo esencial, para poder empezar a trabajar en el proyecto. Será el punto de partida, y a partir de ahí se creará la magia.

Puntos esenciales de un briefing para eventos

Aunque cada briefing es un mundo, igual que cada cliente y cada agencia, estos son los puntos esenciales a tratar:

Idea inicial

Qué queremos, cuándo lo queremos y cómo lo queremos. Más o menos se podría resumir así, pero hay mucho más de lo que hablar. La mayoría de clientes tienen una idea muy clara en la cabeza, pero hay que pisar tierra primero, ver qué tenemos y qué pretendemos hacer, y a partir de ahí despegar pero con seguridad. Nosotros siempre apostamos mucho por las ideas de los clientes, trabajando para que se hagan posibles e dándoles ese toque diferencial que nos caracteriza. Pero es cierto que en algunos casos de la idea principal a lo que se acaba haciendo hay un mundo. Y no porque no haya sido posible, sino porque en las reuniones con varias cabezas pensantes se consigue sacar siempre lo mejor, y aparecen planteamientos alternativos que pueden ser incluso mejores que los iniciales.

Público

Segundo punto importantísimo: el público al que nos dirigimos. Y no solo superficialmente, como “empleados”, “clientes” o “proveedores”, sino ahondando en el perfil general, en sus gustos, sus intereses, lo que les gustará. Porque si pensamos un evento a partir de aquellos que asistirán conseguiremos que disfruten.

Objetivos

Todos los eventos tienen un objetivo o varios, y es esencial conocerlo/s y actuar en consecuencia. Para ello, primero se tienen que marcar, lo más cuantificativos que se pueda, y a partir de ahí marcar distintas metas.

Timing

Estas metas y cada uno de los pasos de la creación de eventos de empresa van recogidos en los timings. En ellos marcaremos la temporalidad de cada acción, qué tiene que estar hecho y cuándo. Así, se podrán pactar las futuras reuniones o revisiones de proyecto.

Lugar, día y hora

No nos olvidamos de los detalles del evento en sí, como el lugar, el día o la hora. Aunque están marcados muchas veces en la idea inicial, es cierto que algunos clientes vienen con ideas fijas sobre dónde o cuándo (o ambos), y eso se tiene que plasmar en el briefing, para tratar de hacerlo posible.

Peticiones o deseos concretos

Si el cliente tiene alguna petición expresa, algo que quiera que se haga de manera concreta o, por ejemplo, unos proveedores con los que quiere trabajar seguro, debe indicarlo para que se pueda empezar a trabajar teniendo en cuenta ese punto.

Presupuesto

Por último, pero no menos importante, se debe hablar del presupuesto estimado. Pensemos que por muchos deseos de un evento increíble, todo dependerá del presupuesto que se destine. A partir de ahí se buscarán unos proveedores u otros, y se pueden añadir extras que logren el efecto WOW definitivo.

Si tenemos en cuenta todos estos puntos, tendremos el briefing perfecto para eventos. ¿Te vienes a crear el briefing de tu evento?

 

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