Organizar un evento conlleva tener controlados cientos de factores, en muchas ocasiones prever aquello ajeno a nosotros, a priori incontrolable y poder minimizar el impacto en el futuro acto. Al aire libre, los factores de riesgo se multiplican y con ellos nuestra destreza para poder adecuarlos a la situaciĆ³n. Ā”Vamos a ello!
En este Post os vamos a dar cinco consejos (A priori esenciales) sobre temas que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento en el exterior y que pueden llevar la clave del Ć©xito de tu evento, tanto en verano como en invierno.
Tiempo ĀæAmigo o enemigo?
Si existe algĆŗn enemigo que siempre acecha para estropearte el
dĆa perfecto, ese es el Tiempo. El tiempo es Ćntimo amigo de nuestro amigo āMurphyā y por lo tanto en muchas ocasiones sigue sus leyes. Es muy importante tener en cuenta la Ć©poca del aƱo, localizaciĆ³n del venue y sobretodo el seguro meteorolĆ³gico. Si es invierno es probable, depende de dĆ³nde estemos, Ā que llueva o haga frio, por eso siempre es mejor buscar un espacio cerrado con terraza para poder tomar un poco el aire, colocando materialĀ de soporte como setas, estufas y calefactores para el exterior. Jugar con carpas esfĆ©ricas para proporcionar salida a los invitados y crear zonas interiores muy bien climatizadas para reducir la sensaciĆ³n de agobio. Obviamente si el evento es verano la cosa cambia y ya tenemos un poco ganado: Pool Party, beach club, barcos, terrazas, etcā¦ No obstante siempre es bĆ”sico contar con un sistema Premium de previsiĆ³n meteorolĆ³gica en el que te garantizar casi al 95 % la precipitaciĆ³n y el informe global de viento.
Ā”El tiempo no avisa! Siempre estar prevenidos.
Franja horaria. El reloj lo cambia todo.
El dĆa o la noche. De esa manera se nos presenta a priori la distribuciĆ³n horario de un evento al aire libre. La tendencia estĆ” cambiando. Cada vez mĆ”s presentamos propuestas atrevidas en el aspecto horario, que pretenden abarcar una franja horaria que funcione mĆ”s segĆŗn las estaciones o Ć©pocas que por el reloj en sĆ. En verano contamos con las Sunset Partyās, eventos que se rigen por la puesta del sol, en las que se disfruta de un amplio abanico de posibilidades, diferentes escenarios de dĆa y luego el inicio de la noche antes de la cena.
En invierno, podemos descubrir eventos maravillosos por la maƱana, aprovechando al mĆ”ximo la luz solar, realizando el conocido brunch y jugando con todo tipo de actividades o reuniones con la previsiĆ³n meteorolĆ³gica que hemos comentado antes.
GastronomĆa. Al buen cocktail, buena cara.
La gastronomĆa es unos de los factores clave de un evento, si no has comido bien en un acto se te olvidarĆ” todo lo demĆ”s, por ese motivo debe ir en sintonĆa con el ambiente, adaptĆ”ndolo mĆ”ximo a la calidad, cantidad, temĆ”tica y temporada para que todo tenga un sentido en tu evento de exterior.
La gastronomĆa exterior invita al formato cocktail o cocktail bufet, en el que los invitados son mĆ”s ālibresā de escoger el quĆ© el cĆ³mo y lo mĆ”s importante: El quiĆ©n. Comer lo que se desea, sin ataduras en sitings y al lado de quiĆ©n te apetezca. Todo depende del protocolo aplicado al evento, pero es una apuesta segura.
En Ʃpocas de verano, nos atrae mƔs la comida ligera y refrescante, como tapas, frutas o verduras. En invierno pensamos mƔs en platos calientes que nos ayuden a mantener nuestra temperatura corporal.
Tu carta de presentaciĆ³n
Cada espacio conlleva unas dimensiones diferentes, por eso segĆŗn el nĆŗmero de invitados hay que tener en cuenta un espacio adecuado al nĆŗmero de asistentes final (ni demasiado grande para que no haya mucho espacio vacĆo, ni tampoco muy pequeƱo y que incomode a los invitados). Se debe avisar a los invitados del Dresscode del evento, para que vengan acorde a la situaciĆ³n, estĆ©n cĆ³modos y sobretodo que formen parte del global del mismo.
SegĆŗn la localizaciĆ³n del espacio, hay que tener en cuenta la hora de llegada teniendo en cuenta la distancia que tendrĆ”n que recorrer los invitados para llegar. Y otro detalle a destacar son las fechas del evento. Si barajamos fechas con Vacaciones de por medio es posible que algunos invitados estĆ©n indispuestos, por eso hay que avisar con la mĆ”xima antelaciĆ³n sobreĀ evento para que todos los invitados se puedan organizar para asistir. Podemos ahorrarnos bastantes recursos enviando un Save the Date a tiempo para que los invitados reserven fecha en sus calendarios.
El corazĆ³n de tu evento
Tu evento es lo que se ve. Luego se transforma en sensaciones, pero la primera impresiĆ³n se queda grabada para siempre.
El Mobiliario, los espacios libres y bufets tienen que tener una distribuciĆ³n programada y especial para dar mayor comodidad a los invitados. Si el venue es un espacio libre es preferible tener espacios de sol y sombra para que los invitados se puedan sentir cĆ³modos sin sufrir los efectos del tiempo.
Ā”Cuidado con el viento! Un enemigo muy ācomĆŗnā en los eventos de exterior es el aire. Cambia en cuestiĆ³n de minutos y puede arruinar por completo el acto. AdemĆ”s tiene un componente de peligrosidad debido a las estructuras que instalemos en el exterior: Carpas, banderolas, escenarios, stands, posters, mesas, mantelerĆaā¦ Se debe contar con un plan B y sobretodo con las medidas de seguridad de dichos elementos.