Organizar un evento conlleva tener controlados cientos de factores, en muchas ocasiones prever aquello ajeno a nosotros, a priori incontrolable y poder minimizar el impacto en el futuro acto. Al aire libre, los factores de riesgo se multiplican y con ellos nuestra destreza para poder adecuarlos a la situación. ¡Vamos a ello!
En este Post os vamos a dar cinco consejos (A priori esenciales) sobre temas que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento en el exterior y que pueden llevar la clave del éxito de tu evento, tanto en verano como en invierno.
Tiempo ¿Amigo o enemigo?
Si existe algún enemigo que siempre acecha para estropearte el
¡El tiempo no avisa! Siempre estar prevenidos.
Franja horaria. El reloj lo cambia todo.
En invierno, podemos descubrir eventos maravillosos por la mañana, aprovechando al máximo la luz solar, realizando el conocido brunch y jugando con todo tipo de actividades o reuniones con la previsión meteorológica que hemos comentado antes.
Gastronomía. Al buen cocktail, buena cara.
La gastronomía exterior invita al formato cocktail o cocktail bufet, en el que los invitados son más “libres” de escoger el qué el cómo y lo más importante: El quién. Comer lo que se desea, sin ataduras en sitings y al lado de quién te apetezca. Todo depende del protocolo aplicado al evento, pero es una apuesta segura.
En épocas de verano, nos atrae más la comida ligera y refrescante, como tapas, frutas o verduras. En invierno pensamos más en platos calientes que nos ayuden a mantener nuestra temperatura corporal.
Tu carta de presentación
Según la localización del espacio, hay que tener en cuenta la hora de llegada teniendo en cuenta la distancia que tendrán que recorrer los invitados para llegar. Y otro detalle a destacar son las fechas del evento. Si barajamos fechas con Vacaciones de por medio es posible que algunos invitados estén indispuestos, por eso hay que avisar con la máxima antelación sobre evento para que todos los invitados se puedan organizar para asistir. Podemos ahorrarnos bastantes recursos enviando un Save the Date a tiempo para que los invitados reserven fecha en sus calendarios.
El corazón de tu evento
El Mobiliario, los espacios libres y bufets tienen que tener una distribución programada y especial para dar mayor comodidad a los invitados. Si el venue es un espacio libre es preferible tener espacios de sol y sombra para que los invitados se puedan sentir cómodos sin sufrir los efectos del tiempo.
¡Cuidado con el viento! Un enemigo muy “común” en los eventos de exterior es el aire. Cambia en cuestión de minutos y puede arruinar por completo el acto. Además tiene un componente de peligrosidad debido a las estructuras que instalemos en el exterior: Carpas, banderolas, escenarios, stands, posters, mesas, mantelería… Se debe contar con un plan B y sobretodo con las medidas de seguridad de dichos elementos.