¿Cómo coordinar proveedores y equipos en diferentes países para un evento global?
- Héctor Rodriguez
- 2 oct
- 2 Min. de lectura
La coordinación de equipos y proveedores en distintos países es uno de los mayores retos de un evento global. La distancia, los husos horarios y las diferencias culturales pueden complicar el trabajo si no se establece un sistema de comunicación y gestión claro desde el inicio. La clave está en unificar criterios y trabajar con partners de confianza.
1) Selección estratégica de proveedores
Priorizar proveedores locales con experiencia internacional.
Buscar partners globales de confianza para elementos críticos (audiovisual, escenografía, logística).
Combinar flexibilidad local con estándares internacionales de calidad.
2) Comunicación centralizada y multicanal
Uso de herramientas digitales (Slack, Teams, Asana, Trello) para seguimiento de tareas en tiempo real.
Reuniones de coordinación regulares con todos los equipos, adaptadas a los diferentes husos horarios.
Documentación compartida en la nube (planos, riders técnicos, cronogramas).
3) Protocolos y roles claros
Definir un Project Manager global como punto único de contacto.
Establecer responsables locales por cada área (logística, técnica, producción, hospitality).
Crear un manual de operaciones común para todos los equipos.
4) Sincronización de tiempos y entregas
Ajustar cronogramas teniendo en cuenta tiempos de transporte, aduanas y montaje en cada país.
Planes de contingencia ante retrasos en envíos internacionales.
Versionar la producción en paralelo cuando sea posible para ganar tiempo.
5) Cultura y trabajo en equipo
Respetar las dinámicas culturales y formas de trabajar de cada país.
Generar confianza entre equipos mediante reuniones de “kick-off” que refuercen el espíritu global.
Equilibrar la identidad de marca central con la adaptación local de cada mercado.
Coordinar proveedores y equipos en diferentes países requiere planificación meticulosa, comunicación centralizada y liderazgo global. Un evento internacional exitoso es aquel en el que todos los actores trabajan como un único equipo, aunque estén a miles de kilómetros de distancia.
En Marca Condal nos especializamos en ser ese nexo que garantiza fluidez, coherencia y excelencia en cada mercado.
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